Sekarang bukan cuma perusahaan besar saja yang menggunakan vendor HRIS, tapi perusahaan kecil juga mulai memakainya. Sistem ini mengutamakan fleksibilitas dan juga ketepatan kerja. Apalagi urusan SDM kini tidak lagi mengandalkan sistem manual.
Terkait penyedia layanan HRIS, sebenarnya sudah ada banyak pilihannya. Anda hanya perlu menyesuaikan vendor yang menyediakan fitur paling sesuai dengan kebutuhan. Tapi, jangan sampai salah memilih! Simak beberapa informasi berikut!
Mengenal Software HR dan Fiturnya!
Alat ini berbasis digital, dan sangat penting karena mampu membantu produktivitas serta kepuasan pegawai. HRIS adalah sistem digital untuk mengelola SDM pada sebuah perusahaan jadi lebih praktis dan fleksibel pemantauannya.
Lalu, vendor HRIS perusahaan luar yang menawarkan Human Resource Information System. Fitur-fiturnya cukup lengkap, dan tentunya membantu HR mengelola pegawai, begini contohnya!
1. Sistem Pengelolaan Pegawai
Salah satu fitur utama yang ada pada software HR adalah sistem yang berkaitan dengan manajemen pegawai. Di tempat itulah seluruh catatan mengenai staff dikumpulkan dan dijaga keberadannya dengan baik.
Tanpa adanya sistem yang baik, bisa saja staff SDM kewalahan untuk mencari data penting mengenai pegawainya. Tidak hanya itu, pihak HRD juga bisa memantau tingkat keaktifan tiap pegawai, sampai dengan mutasi data internal.
2. Sistem Penggajian Pegawai (Payroll)
Di dunia HR, permasalahan mengenai payroll sangatlah sensitif. Jika ada sedikit saja kesalahan, bisa menimbulkan ketidakpuasan terhadap lingkungan kerja. Karena itulah, banyak perusahaan menggunakan vendor HRIS agar tidak salah mengurus penggajian.
Penggunaan sistem HRIS membuat perhitungan gaji pokok, tunjangan, bonus, pajak, maupun uang lembur jadi mudah. Jadi, staff HR tidak perlu lagi menghitung satu per satu, dan pastinya meminimalisir error.
3. Fitur Absensi
Sebelum ada sistem digital, absensi dilakukan dengan mesin fingerprint atau tanda tangan langsung. Tapi hal tersebut sering sekali mengalami masalah atau bahkan bisa dipalsukan. Sekarang ini, software HR sudah memanfaatkan sistem absensi digital yang lebih mudah.
Pegawai bisa melakukan absen lewat aplikasi atau web yang terhubung langsung dengan titik lokasi. Fitur ini sangat membantu perusahaan untuk memantau pegawai secara real-time. Datanya juga tersimpan otomatis dan terhubung dengan sistem payroll.
4. Sistem Pengerahan Pegawai
Tugas HR officer bukan cuma mengelola SDM dan mengembangkan potensi pegawai. Tapi, HR juga bertugas untuk menemukan calon kandidat yang terbaik untuk perusahaan. Tanpa adanya sistem yang baik, proses pengerahan pegawai bisa memakan waktu lama.
Karena itulah, perusahaan banyak menggunakan bantuan vendor HRIS untuk rekrutmen secara digital. Cara ini membuat proses pengerahan dan seleksi karyawan jadi lebih cepat sekaligus menjangkau kandidat di berbagai daerah.
5. Sistem Penilaian Hasil Kerja
Hasil kinerja pegawai bisa dilihat melalui target kerja, dan juga evaluasi periodik. Memakai HRIS seluruh data tersimpan secara digital, sehingga hasil kinerja mudah dianalisis. Dengan ini, perusahaan bisa menentukan strategi pengembangan karir para pegawainya.
Tantangan dalam Memilih Penyedia Jasa HRIS
Tanggung jawab HRD untuk mengelola dan mengembangkan potensi para pegawainya. Tanpa penggunaan sistem HRIS, seluruh tugas dan tanggung jawab tersebut akan terasa berat. Untuk itu, dalam memilih vendornya jangan asal-asalan!
1. Banyak Vendor yang Mirip
Salah satu tantangan yang akan Anda hadapi dalam mencari penyedia layanan HRIS, yakni banyaknya vendor yang mirip di awal. Tapi, jika ditelusuri lagi, sebenarnya mereka memiliki sistem yang berbeda.
Salah satu contohnya, ada vendor yang memiliki kemampuan payroll dan beberapa ada yang berfokus untuk organisasi kecil. Salah satu penyedia HRIS yang berkualitas dan sudah pasti bagus, hanya di AssesPro.
2. Tidak Sesuai dengan Kebutuhan Organisasi yang Kompleks
Seperti yang telah disebutkan banyak vendor HRIS menawarkan fitur yang sama tapi belum tentu mampu menangani organisasi besar. Hal inilah yang menyebabkan HRIS sering gagal. Karena itu, Anda harus mencari vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Demo Produk yang Tidak Sesuai
Demo atau contoh produk menjadi bahan evaluasi vendor HRIS, apakah sesuai dengan yang dijelaskan atau tidak. Pada sesi ini, pihak penyedia jasa akan menunjukkan bagaimana kemampuan sistemnya berjalan melalui simulasi aplikasi HRIS.
Namun, sering kali simulasi ini dilakukan dalam kondisi yang sederhana. Sementara itu, kondisi operasional yang nyata sangatlah kompleks. Untuk itu, pihak penyedia jasa harus mampu mendemonstrasikannya dengan keadaan nyata di suatu perusahaan.
Jika memungkinkan, Anda harus melakukan uji coba yang langsung melibatkan tim HR. Dengan ini, Anda bisa mendapatkan gambaran bagaimana sistemnya bekerja di lingkungan kerja Anda.
Penutup
Ada banyak sekali hal yang harus benar-benar diperhatikan dalam memilih vendor HRIS. Untuk memudahkan Anda dalam mengurus permasalahan manajemen SDM, gunakan AssesPro yang sudah pasti terjamin kualitasnya!
